Sklicujoč se na eno osebo, "vi" bi morala biti napisana z veliko začetnico. Če pogledamo še več - samo z malo začetnico.
Poslovno pismo slog razlikuje resnost in zadržanost. Ni potrebe, da gredo v podrobne opise delovnih procesov, ki jih je treba pisati o utemeljenosti. Ni nujno, da bo od svojega dragocenega časa spremljevalec, pripoveduje dodatne podrobnosti.
Bolje je, da uporabite pri pisanju pismo standardne pisave in črno. Besedilo, ki vse barve mavrice, otežena zaradi dojemanja. Če želite izbrati določeno frazo, da je zaželeno, da se zgradi stavek, ki se začne z besedami: "Jaz bi vas opozoril, da ...".
Ne smete uporabljati smeške. Ti so lahko pomembni samo v prijateljskem korespondence. Prav tako, je bolje, da zapusti humor in drugačen žargon ("programer" - programer, "milo" - e-pošta, itd)
Pismo je bolje začeti s predstavitvijo problema. In šele nato lahko zaprosi na vsa vprašanja.
Moramo poskusiti ohraniti v 1-2 A4 z dvanajsto pisave. Črke so velike prostornine težka za dojemanje. Ti pogosto ne dokončajo do konca ali pa preskočite celotne odstavke.
Najboljši konec poslovnega pisma je: "S spoštovanjem, ime in priimek." Komuniciranje preko e-pošte, se prepričajte, da je podpis, ki bo vključena v vseh sporočilih. Treba je:
- Ime, in če obstaja potreba - osebno ime;
- Položaj potekala;
- Polno ime družbe;
- Točen naslov;
- Telefon, obstaja več mogoče;
- Druge dodatne informacije - želja, slogan, itd
Ko je pismo na delo, je treba preveriti črkovanje in ločil. Če so vejice v besedilu vprašljiva moremo zgraditi predloge drugače ali pa jih razdeli na več, in ponovil besede zamenjati sinonim.