Obravnava vprašanje konference finančne varnosti. To lahko storite kot sredstvo za pritegnitev podjetje, in sredstva od sponzorjev in udeležencev. Naredite ekonomske izračune in ugotoviti, koliko denarja bo treba udeležencem izplača.
Komisija je na svoji prvi seji naj bi odločal o programu konference, Povzetki in zahteve, da predložijo poročila, rok za njihovo oddajo. Je treba poslati vabila na konferenco na voljo vsem potencialnim udeležencem. Ponavadi se to opravi po elektronski pošti, in se uporablja za pisma in programskih zahtev, ki jih morajo izpolnjevati poročil in tez. V istem dopisu, navedite stroške udeležbe na konferenci. V spremnem dopisu, prosite prejemnika, da vas obvesti o svoji udeležbi ali zavrnitve od njega. Če se strinjate, mora nerezident udeleženci vas obvestim, da naredite jih potrebujejo, da bi našli hotel.
Obravnavajo vse prejete informacije in določi število udeležencev. Na podlagi tega, da bi naredili prostor v gostilni, pripraviti izročke za udeležence in naredite prostor za tematskih razstav in srečanj.
Da v programu tiskanja srečanj, poskrbi za tiskanje povzetkov, da se predstavijo udeležencu takoj po registraciji, je pred sestanki. Lahko naročite tudi znamenja, ki morajo biti navedene imena in rodbinsko ime, stališča in organizacije, kjer so se udeleženci.
Na osnovi potreb udeležencev, opremiti sobo, ki bo gostila konferenco. Najverjetneje boste potrebovali posebno opremo - mikrofoni, računalnik, projektorji, projekcijska platna. Prepričajte se, da je bila dvorana zadostno število električnih vtičnic.
Organizirajte udeležence konference hrane. Lahko se strinjam z nekaterimi kavarne med sestanki lahko vsi popijte skodelico kave ali v bližini, da gre tam za kosilo.
Pripraviti gradiva in dokumente za razdelitev udeležencev na registracijo. Bodite prepričani, da se v vsakem nizu pero, beležko programa.