Torej, najprej morate glavo, ki je že nastanjen logotip podjetja, ime in potrebne pravne in finančne podatke, poštni in fizičnega naslova, telefonske številke, spletni naslov in e-pošte. Če je ta oblika organiziranosti še ni, da bi ga sami. Ročno vnašati podatke in ga postavite v glavi pisma. To bo močno poenostavilo nadaljnjo komunikacijo s partnerjem, saj bodo podatki o podjetju predstavljena v celoti in pustite, da se ga prepričati o trdnosti in zanesljivosti v vašem podjetju.
Preden boste poslali pismo, boste morali registrirati kot izhodnega dokumenta. Zato je v zgornjem levem kotu niz pripraviti registracijsko številko in datum. Na desni strani, postavite podrobnosti prejemnika pisma. Je dovolj navesti, na katero je naslovljena, pisanje položaj, priimek in začetnice odgovorne osebe, ime podjetja. In potem si lahko na kratko navesti bistvo zdravljenja, glavno temo, če je potrebno.
Tradicionalno poslovno pismo začne s sklicevanjem na prejemnika, ime in rodbinsko ime, besedo "Dragi". Temu sledi na vsebino sporočila, ki je v večini primerov napisano v tretji osebi ("naše podjetje", itd), in nadalje pritožba na partnerja uporablja zaimek "vi". Držijo vsebini sporočila, ki jih poslovni slog pisanja je predložila, in poskusite, da ga na kratko opišite in brez čustvene obarvanosti.
V zadnjem delu so povzeti vaše zdravljenje in predlagal, da preuči svojo ponudbo ali zahtevo po besedah "vas prosim." Nadalje, v "uporabi", našteti dokumente (če obstaja), ki bo spremljal dopis, ki jih vnaprej oštevilčena. Izpolnite standarda sporočilo za teh pisem stavek "spoštovanjem" in vpišite ime in rodbinsko ime, položaj pošiljatelja (umetnik, kontaktna oseba).
Spoštljivo ravnanje, poslovni slog in logično zgrajen besedila vam bo pomagal narediti dober vtis in dobili priložnost za nadaljevanje sodelovanja.