Nastanek osebni spis začne z birokracijo, proces določanja najem zaposlenega. To je v resnici biti kopije vseh potrebnih za izvajanje dokumentov o zaposlitvi:
-copy potnega lista;
-copy potrdila o registraciji pri davčnem organu;
Potrdilo -copy zavarovanje pokojninski sklad na ravni države;
-copy diplome (certifikat) o izobraževanju;
-copy vojaški vstopnica (za ustrezne kategorije delavcev).
Skupaj z dokumenti, na začetku osebni spis mora biti:
-avtobiografiya ali nadaljevanje;
-rekomendatelnye pismo ali odziv (če obstaja).
Naslednja zasebna stvar dopolnjujejo kopije dokumentov, izdanih neposredno na družbo. Te vključujejo naročilo za najem zaposlenega, pogodba o zaposlitvi (lahko se vključijo v zasebnih podjetjih ali hraniti ločeno), osebno obliko računovodskih osebja, nominalno opis delovnega mesta (če je na voljo).
Ker je izvajanje dela zaposlenih dopolniti z zasebnimi izvodov Vsebina naročeno, da se premaknete, priznavanje zaposlenih, dokumente, ki opisujejo poslovne in osebne lastnosti (značilnosti, ocenjevalni listi). Med drugim, v primeru vključenih dokumentov, ki dokazujejo spremembo podatkov vprašalnikov-biografski zaposlenega.
Vsi dokumenti v osebnem spisu je treba razporediti v kronološkem vrstnem redu in so navedeni v notranjem seznam dokumentov v zadevi. Ker imajo zasebna podjetja dolg rok trajanja, ne vključujejo dokumente ustreznih rokov hrambe (do 10 let). Ti dokumenti se lahko dodeli zdravstveno spričevalo ali potrdilo prebivališče. Vse osebne datoteke so vpisani v register osebnih zadev.