Torej, v normalnem poslovnem pismu ni rdeče črte, vsak nov odstavek začne z skrajnem levem položaju. Vsaka točka je ločena s praznih vrstic, dvojnim klikom na tipko "Enter".
Oblikovanje "cap" pismo: vključuje informacije o pošiljatelju (ime, naslov, organizacijo, in njen naslov), podatke o prejemniku (., Ki sovpada z napisom na ovojnici, ki je ime ime, naslov), datum dopisa (mesec, dan, leto), potem ravnanje niz. Dovoljene so možnosti za pritožbo: "Dragi gospod Young, Dragi Pamela Young, Spoštovani gospod / gospa" (če ne veste, ime prejemnika).
Tukaj je primer takšnega "cap":
"Pamela Young
Koordinator za pisarne
GML Office,
West Str., 88, 2
New York, 1248NY
Julia Kotovskaya
Lesnaya Str., 12,
office 71, 107458, Moskva,
Rusija
12. oktober 2010
Dragi Julia Kotovskaya "
Če ste napisali pismo v svojem imenu in ne od podjetja, pustite "kapo" samo vaše ime, naslov, datum. Naslov prejemnik sporočila je obvezna, kljub dejstvu, da je na ovojnici.
Sledi besedilo pisma na koncu obveznega podpis (ime in ime pošiljatelja), z obveznim formulo vljudnosti, da pridejo:
"S spoštovanjem
Pamela Young "
Uporablja se tudi formulo: Resnično vaš, Resnično Lep pozdrav, Lep pozdrav. Če pišete kot uradnik, ki vstopajo po podpisu svoje delovno mesto (Executive Director, Senior Manager), kakor tudi svojo telefonsko, e-poštni naslov. Ta informacija je imela oči zahodnih partnerjev večjo težo kot žiga.
Poskusi, da bi prekinil telo sporočila v semantičnih odstavkov - tako da bo lažje brati. Pri dajanju črke na list poskusu, da "surround" belo polje besedilo enotno, da ne izčrpa celoten tekst na vrhu strani.